Definition Geschäftsprozesse
Jeder die relevanten Informationen zur Definition eines Geschäftsprozesses und dessen Abgrenzung zu anderen Geschäftsprozessen.
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Jeder die relevanten Informationen zur Definition eines Geschäftsprozesses und dessen Abgrenzung zu anderen Geschäftsprozessen.
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Lass uns tiefer in die Welt der Geschäftsprozesse eintauchen, die das Herzstück dieses Moduls bilden. Dieses Kapitel legt den Grundstein für unser Verständnis von Geschäftsprozessen und bildet die Basis, auf der alle folgenden Themen aufbauen.
Geschäftsprozesse spielen eine entscheidende Rolle bei der Strukturierung und Organisation von Aktivitäten in Unternehmen. Prozesse ermöglichen es, Arbeitsabläufe klar zu definieren und effizient zu gestalten.
Geschäftsprozesse stellen geordnete Abläufe dar, die in Unternehmen und Organisationen implementiert werden, um festgelegte Ziele zu erfüllen.
Ein Geschäftsprozess besteht aus einer Reihe von Schritten, die durchgeführt werden, um eine bestimmte betriebliche Aufgabe zu erfüllen. Durch die Verarbeitung eines oder mehrerer Inputs (Eingaben) wird ein Output (Ergebnis) erzeugt, der einen Mehrwert für den Kunden bietet. Dies bedeutet, dass durch die Transformation von Informationen und Materialien (Inputs) Produkte hergestellt oder Dienstleistungen (Output) bereitgestellt werden.
Wie in der oberen Abbildung zu sehen ist, ist ein Geschäftsprozess immer gleich gegliedert:
Input
Transformation, der eigentliche Prozess (z. B. materielle Güter: Rohstoffe oder immaterielle Güter: Wissen, Arbeitskraft)
Output (Ergebnis z. B. Zustände, Information, Ereignisse, Gegenstände usw.)
Insbesondere bei Unternehmen in der Anfangsphase, wie z.B. Start-ups, fehlt es oft an etablierten Geschäftsprozessen. Die Folge ist eine chaotische Unternehmensstruktur. Es fehlen klare Zuständigkeiten für bestimmte Aufgaben. Informationen zu den einzelnen Aufgaben / Prozessen sind auf viele verschiedene Dokumente verteilt und müssen mühsam zusammengesucht werden. Zudem ändern sich Prozesse sehr schnell und werden nicht dokumentiert. Dies erschwert es allen Mitarbeitenden, sich über die Änderungen zu informieren. So arbeiten nicht alle nach den gleichen Prozessen.
Zusätzlich mit dem Wachstum eines Unternehmens entwickeln sich zunehmend Strukturen, da immer mehr Mitarbeiter involviert sind. Routinemässige Aufgaben, die durch Prozesse geregelt sind, können mit deutlich weniger Aufwand bewältigt werden.
Diese festgelegten Aufgaben beinhalten Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten sowie spezifische Informationen, die für die Aufgabe von Bedeutung sind. Je öfter eine bestimmte Anforderung in einem Unternehmen auftritt (z.B. eine gewisse Tätigkeit), desto wichtiger wird die Definition eines Geschäftsprozesses innerhalb eines Unternehmens.
Wenn ein Unternehmen Geschäftsprozesse einsetzt, bringt dies folgende Vorteile:
✅Die hohe Standardisierung ermöglicht eine konsistente und wiederholbare Ausführung von Geschäftsprozessen.
✅Durch die Transparenz der Unternehmensabläufe können alle Beteiligten die Prozesse besser verstehen und effektiver zusammenarbeiten.
✅Eine effizientere Planung führt zu einer optimalen Nutzung der Ressourcen und minimiert Verschwendung.
✅Wenn alle Geschäftsprozesse dokumentiert und eingehalten werden, können diese bei Veränderungen flexibel angepasst werden, da die Zusammenhänge innerhalb der Prozesse und zu anderen Prozesse vorhanden sind.
✅Neue Teammitglieder können effizienter in die Bewältigung komplexer Aufgaben eingeführt werden. Wenn beispielsweise bei einem Geschäftsprozess die Beteiligung verschiedener Fachbereiche notwendig ist, müssen sich die Teammitglieder nicht mühsam erkundigen, wer für was verantwortlich ist. Durch gut definierte Geschäftsprozesse können sie schneller herausfinden, was zu tun ist. Dies ermöglicht den flexiblen Einsatz von Teammitgliedern in verschiedenen Bereichen und wechselnden Verantwortungsbereichen.
Es ist nicht beabsichtigt, dass ein einzelner Geschäftsprozess alle Aufgaben eines Unternehmens abdeckt. Stattdessen besteht ein Unternehmen typischerweise aus einer Vielzahl von Geschäftsprozessen, die jeweils unterschiedliche Aufgaben erfüllen. Es ist jedoch möglich und oft notwendig, dass ein Geschäftsprozess einen anderen Geschäftsprozess auslöst. Dies wird als Schnittstelle zwischen den Prozessen bezeichnet. Durch diese Schnittstellen kann man sehen, welche Aufgaben und Prozesse miteinander verbunden sind und wie sie interagieren.
Um die Übersichtlichkeit und Effizienz zu gewährleisten, ist es wichtig, die Aufgaben und Prozesse klar voneinander abzugrenzen. Dies hilft dabei, Verwirrung zu vermeiden und sicherzustellen, dass jeder Prozess seine spezifische Aufgabe so gut wie möglich erfüllt. Es ermöglicht auch eine bessere Koordination und Kommunikation zwischen den verschiedenen Prozessen und hilft dabei, das gesamte System reibungslos und effizient funktionieren zu lassen.
Einstellungsprozess:
Der Einstellungsprozess ist ein strukturierter Geschäftsablauf, der die verschiedenen Schritte und Verantwortlichkeiten bei der Integration neuer Teammitglieder in das Unternehmen definiert.
Die Bewerbung geht bei der Personalabteilung ein
Die Bewerbung wird analysiert
Es wird ein Bewerbungsgespräch mit dem Kandidaten durchgeführt
Stimmen alle Anforderungen, wird dem Bewerber die Zusage zugsendet sowie die Vertragsunterlagen und unterzeichnet. Der Prozess ist beendet da die Bewerbung angenommen wurde
Stimmen die Anforderungen an den Bewerber nicht wird die Absage zugesendet und der Prozess ist beendet, indem die Bewerbung abgelehnt wurde.
